Vuosikymmenien tapahtumakokemuksella voimme todeta:
onnistunut tapahtuma ei synny sapluunalla.
Kun puhutaan tapahtumasta, puhutaan usein ainoastaan sen:
- ohjelmasta “Olipas hyvä kokonaisuus” tai “Ei toiminut yhtään”,
- tilasta “Ihan kivat puitteet” tai "Olisi voitu pitää jossain muualla”
- tai tekniikasta: “Mikit eivät vinkuneet kertaakaan” tai “Basso oli liian kovalla”.
Se, mistä emme puhu, on kuinka tapahtumat ovat itseasiassa yksilöllinen ja moniaistillinen elämys, joka saa voimansa yhdestä asiasta:
jakamisen tunteesta.
Siitä hetkestä, kun ihmiset kokevat olevansa osa jotakin yhteistä. Kun tila, sisältö ja tunnelma kohtaavat tavalla, joka tuntuu – eikä ainoastaan näytä hyvältä valojen kohdistuessa tai välkkyessä seinissä ja katossa.
Vaikuttava elämys ei myöskään synny sattumalta, sillä se rakentuu huolellisesta taustatyöstä, kokemuksesta ja kyvystä nähdä kokonaisuus ennen kuin yksityiskohtiin edes kosketaan.
Yhtä tapahtumamuottia ei ole olemassa
Tapahtumien järjestämiselle ei ole yhtä oikeaa mallia.
Ei yhtä kaavaa, joka toimisi kaikille.
Jokainen tapahtuma on erilainen, koska:
- jokainen asiakas on erilainen
- jokainen yleisö on erilainen
- jokainen tavoite on erilainen
Siksi tapahtuma räätälöidään aina asiakkaan uniikkien tarpeiden mukaan. Ja se vaatii ymmärrystä, kokemusta ja rohkeutta tehdä valintoja. On nimittäin aivan eri asia suunnitella yhtiökokousta kuin urheilu-, kulttuuri- tai musiikkitapahtumaa. Samat elementit eivät toimi kaikissa ympäristöissä – eikä niiden kuulukaan.
Brändin ymmärtäminen on onnistumisen edellytys
Hyvä tapahtuma alkaa asiakkaasta. Yrityksen historiasta, arvoista ja tarinasta.
Siitä, keitä he ovat ja mitä he haluavat vahvistaa.
On ymmärrettävä:
- kenelle tapahtuma järjestetään
- millaisessa roolissa osallistuja on
- millaista tunnetta halutaan vahvistaa
Susijengin kotipelien hurmos ja säväyttävät valoshowt ovat meille tuttuja elementtejä.
Mutta ne eivät sellaisenaan kuulu kaikkiin yritystilaisuuksiin. Toisaalta laaja kokemuksemme mahdollistaa sen, että osa tästä maailmasta voidaan tuoda myös yhtiökokouksiin – oikein mitoitettuna. Niin, että kokous tuntuu merkityksellisemmältä ja luo todellista arvoa sen osallistujille.
Suunnittelu ja sisältö ovat tapahtuman selkäranka
Hyvä suunnittelu ja sisällöntuotanto ovat tapahtuman sujuvuuden tärkein kulmakivi.
Ihmiset voidaan kyllä saada kokoontumaan:
- samaan paikkaan
- samaan aikaan
- fyysisesti tai virtuaalisesti
Mutta se ei vielä riitä. Tärkeää on myös se:
- mitä tapahtuu ennen tapahtumaa
- mitä tapahtuu sen aikana
- ja mitä jää elämään sen jälkeen
Ilman kokonaisvaltaista suunnitelmaa tapahtuma harvoin saavuttaa sille asetettuja tavoitteita.
Ja onnistunut kokonaisvaltainen suunnitelma sisältää myös ne yksityiskohdat,
jotka saattavat tuntua pieniltä mutta ovat oikeasti niitä tärkeitä rakennuspalikoita,
jotka luovat onnistuneen tapahtumakokonaisuuden.
Areena- ja virtuaalitapahtumat vaativat oman logiikkansa
Areenatapahtumissa huomioitavaa on paljon:
- nostot ja rakenteet
- erityisvieraat ja erityistarpeet
- teemat, musiikki ja visuaalisuus
- tv-tuotanto, lipunmyynti ja grafiikat
- kuvaajat, spiikkaajat, houstit, DJ:t
..siis vain muutama asia näin päällimmäisenä.
Ja aikataulu, joka pitää kaiken kasassa:
- klo 13 stand by meeting
- klo 14 sound check
- klo 15 ovet auki
Virtuaalitapahtumissa painopiste siirtyy:
- osallistavuuteen
- vuorovaikutukseen
- verkostoitumismahdollisuuksiin
Ja tekniikka. Se ei ole itseisarvo, vaan väline kokemuksen rakentamiseen.
Sitten se tärkein: kaiken keskellä saa – ja pitää – olla pilkettä silmäkulmassa.
Kaikki lähtee asiakkaasta ja päättyy tunteeseen
Lopulta kaikki lähtee asiakkaasta.
Meidän tehtävämme on saada asiakkaan tarina kohtaamaan tapahtumakävijä tavalla, joka tuntuu aidolta. Sellaisella tavalla, joka saa parhaimmillaan aikaan kylmiäkin väreitä .
Kun osallistuja lähtee tapahtumasta ja huomaa hymyilevänsä tai pohtii tapahtuman sisältöä inspiroituneena, on hän taas yhtä upeaa kokemusta rikkaampi.
Silloin tapahtuma on ollut onnistunut elämys, joka jaettiin – ja joka jää mieleen.
