Toisinaan asiakkaamme ottavat meihin yhteyttä pohtimalla miten varmistaa, että tapahtuma tukee brändiä ja liiketoiminnan tavoitteita. Tapahtumasuunnitelma toimii tässä strategisena työkaluna. Se kirkastaa tapahtuman tarkoituksen kohderyhmän ja viestin. Kun nämä ovat selkeästi määriteltyjä, kaikki valinnat markkinoinnista ohjelmaan ja tilaratkaisuihin tukevat yhtenäistä kokonaisuutta ja vahvistavat yrityksen mielikuvaa. Myös riskienhallinta on monesti haastavaa.
Mitä suurempi tapahtuma on, sitä enemmän on myös liikkuvia osia ja mahdollisia epävarmuustekijöitä. Aikataulumuutokset, tekniset haasteet, esiintyjien peruutukset tai sääolosuhteet voivat vaikuttaa merkittävästi kokonaisuuteen Ennakoiva tapahtumasuunnittelu tunnistaa riskit etukäteen ja määrittelee toimintamallit erilaisiin tilanteisiin. Tämä lisää varmuutta ja vähentää stressiä tapahtuman lähestyessä.
Lisäksi moni asiakas kokee epävarmuutta vastuunjaosta. Kuka vastaa mistäkin ja milloin. Hyvä tapahtumasuunnitelma selkeyttää roolit ja vastuut. Tämä parantaa yhteistyötä ja vähentää väärinymmärryksiä sekä varmistaa, että kaikki tapahtuman osapuolet työskentelevät kohti yhteistä tavoitetta.
Hyvä tapahtumasuunnitelma toimii tapahtuman selkärankana
Se varmistaa, että:
- tapahtumapaikka, aika ja tapahtumakokonaisuus ovat linjassa tavoitteiden kanssa
- esiintyjät ja kumppanit tietävät roolinsa
- tiimi työskentelee samaa maalia kohti
- ja osallistujat kokevat sujuvan kokonaisuuden.
Suunnitelmassa tulee huomioida myös tapahtuman markkinointistrategia: kutsujen laajuus, lipunmyyntikanavat ja viestinnän aikataulu. Hyvin mietitty markkinointi parantaa tapahtuman näkyvyyttä hakukoneissa.
Esteettömyys ja yhdenvertaisuus ovat myös keskeinen osa laadukasta tapahtumaa. Tapahtumasuunnitelmassa on siis hyvä varmistaa, että kaikilla halukkailla on mahdollisuus osallistua tapahtumaan; liikuntarajoitteiset, näkövammaiset ja kuulovammaiset ennakoivasti huomioiden. Logistiikka, tekniikka, audiovisuaaliset ratkaisut, catering ja turvallisuussuunnittelu muodostavat kokonaisuuden, joka vaikuttaa suoraan tapahtuman sujuvuuteen. Lopullinen tarkistus hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua tuo varmuutta ja mielenrauhaa.
Mitä suurempi tapahtumakokonaisuus on kyseessä, sitä suurempi on hyvän ja laadukkaan suunnitelman merkitys tapahtuman onnistumiselle.
Ennen tapahtumasuunnitelmaa olet mahdollisesti arvioinut budjettiasi sekä kenties laatinut karkean aikataulunkin. Viimeistelty suunnitelma ei ole jäykkä yksi dokumentti vaan dynaaminen työkalu joka kehittyy tapahtuman mukana. Elävä suunnitelma perustuu realistiseen arviointiin ja joustavuuteen jotta muutoksiin voidaan reagoida hallitusti. Ilman huolellista suunnittelua tapahtuman langat karkaavat helposti käsistä.
Tässä listaus muutamista tärkeistä asioista laadukkaassa tapahtumasuunnitelmassa:
- Tapahtumapaikka- ja aika
- Esiintyjien vahvistaminen
- Tapahtumatiimin kokoaminen, tarvittaessa avustajat mukaan lukien
- Mahdollisten sponsoreiden hankinta ja varmistaminen
- Tarvittaessa esteettömyyden ja yhdenvertaisuuden varmistaminen kuten liikuntarajoitteisten kulkeminen,
viittomakielentulkin tai näkövammaisen avustustarve - Tapahtuman markkinointi: kirjoita suunnitelmaan missä ja millä millä markkinointitoimilla tapahtumaasi tullaan mainostamaan;
some, flaijerit, netissä olevilla ilmoitussivustoilla jne.. ja lisäksi millaisella aikataululla. - Kutsut ja ilmoittautuminen jo etukäteen harkituille osallistujille/yleisölle
- Lippujen ostomahdollisuus ja ilmoittautuminen yleisesti
- Esiintyjien saapuminen ja aikataulu tapahtumassa
- Catering eli ateriapalvelut ja niiden hallinta
- Logistiikka sekä mahdolliset osallistujien saapumiseen liittyvät kuljetuspalvelut
- Audio-visuaalisuuteen liittyvä tekniikka ja testaus
- Lopullinen tsekkaus tarpeeksi ajoissa ennen tapahtuman alkua
- Tarvittavat lisäelementit, joita mieleesi tulee tapahtumaa miettiessäsi
Jos tapahtumasuunnittelu on sinulle uusi asia, tai kyseessä on isompi projekti, voit aina pyytää apua meiltä.
Me ollaan täällä sitä varten, että sinä nukkuisit yösi rauhassa.
